업무 자동화 AI 툴을 고를 때 가격표보다 먼저 봐야 할 숫자는 '내 업무가 한 달에 몇 번 실행되는가'예요. 서드파티 해설 기준으로 Zapier 무료 플랜은 월 100태스크, 2단계 Zap까지인데, 하루 5건짜리 업무 하나만 돌려도 5건 × 21일 = 105회라 실행당 1태스크로만 쳐도 한도를 넘어요. 툴 추천에 앞서 이 계산을 5단계로 정리하고, 실제 업무 4개를 넣은 테스트 결과까지 보여 드릴게요.
핵심 답변툴 비교 전에 '월 실행 횟수 × 단계 수'로 월 태스크를 계산하고, 한도는 공식 페이지에서 확인하세요.
무엇을 비교해야 할까? 한도 기준표부터
기능 목록은 툴마다 비슷해 보여요. 실제로 발목을 잡는 건 한도예요. 작성 시점 기준으로 근거를 확보한 건 Zapier 무료 플랜 하나뿐이고, 그마저 공식 페이지가 아닌 해설 글이에요. 그래서 아래 표는 '무엇을 확인할지'를 정리한 체크리스트로 봐 주세요. (출처: Orb Billing)
| 비교 기준 | 왜 봐야 하나 | Zapier 무료(해설 글 기준) | Make·n8n·Power Automate |
|---|---|---|---|
| 월 실행 한도 | 넘으면 유료 전환 필요 | 월 100태스크 | 공식 페이지에서 확인 |
| 단계 수 | AI 요약이 끼면 늘어남 | 2단계 Zap | 공식 페이지에서 확인 |
| 트리거 확인 간격 | 즉시 처리할 업무에 영향 | 15분 간격 | 공식 페이지에서 확인 |
| 연동 앱 | 쓰는 앱이 유료 전용일 수 있음 | 프리미엄 앱 제외 | 공식 페이지에서 확인 |
| 사용자 수 | 팀 공유 가능 여부 | 1인 | 공식 페이지에서 확인 |
| AI 기능 요금 | 별도 과금 여부 | 확인 필요 | 확인 필요 |
Make의 크레딧 기준 무료 범위, n8n 셀프호스팅 조건, Power Automate 라이선스, 한국 결제 통화와 세금은 이번에 확인하지 못했어요. 숫자를 지어내느니 비워 두는 게 맞다고 봐요.
내 업무는 한도 안에 들어갈까? 5단계 계산 절차
- 후보 업무를 '언제 → 무엇을' 한 줄로 써요. 예: 문의 메일이 오면 → 요약해서 슬랙에 알림.
- 건수를 월 실행 횟수로 바꿔요. 일 단위는 × 21일(월 근무일 가정), 주 단위는 × 4주.
- 단계 수를 세요. 메일 받기, AI 요약, 슬랙 전송처럼 동작을 하나씩 쪼개요. 트리거를 단계로 치는지는 툴마다 확인이 필요해요.
- 월 태스크를 추정해요. 월 실행 횟수 × 단계 수. 실제 과금 규칙은 공식 문서와 대조하세요.
- 한도 4개와 대조해요. 태스크 수, 단계 수, 트리거 간격, 프리미엄 앱 여부. 하나라도 걸리면 무료로는 안 돼요.
여기서 대부분 3번에서 틀려요. 'AI로 요약'은 머릿속에선 부가 기능인데, 자동화 화면에선 별도 단계로 잡힐 수 있어요. 처음부터 한 단계로 세 두는 쪽이 안전해요.
세로AI 테스트: 업무 4개를 넣었더니 월 657태스크
Claude Sonnet 5.5로 실행한 결과예요. 다른 AI에서도 같은 결과가 나온다고 보장하진 않아요.
아래 업무 4개를 자동화한다고 가정하고, 각 업무의 월 실행 횟수와 필요한 단계 수를 계산해 표로 정리해 줘. 월 근무일은 21일로 가정해. 그리고 '월 100 태스크, 2단계까지' 라는 무료 플랜 가정과 비교해서 한도를 넘는지 판정해 줘. 계산 과정도 한 줄씩 보여 줘.
1. 문의 메일이 오면 내용을 요약해서 슬랙에 알림: 하루 8건, 2단계
2. 구글폼 응답을 스프레드시트에 기록: 하루 3건, 1단계
3. 회의록 파일이 올라오면 요약 후 노션에 저장: 주 4건, 3단계
4. 신규 주문이 들어오면 고객에게 안내 메일 발송: 하루 5건, 2단계
출력 형식: 업무명 | 월 실행 횟수 | 단계 수 | 월 태스크 추정 | 무료 한도 적합 여부 순서의 표 + 마지막에 합계와 결론 두 줄.
- 문의 메일 요약: 8건 × 21일 = 168회 → 168 × 2단계 = 336 태스크 (부적합)
- 구글폼 기록: 3건 × 21일 = 63회 → 63 × 1단계 = 63 태스크 (적합, 단독 기준)
- 회의록 요약: 4건 × 4주 = 16회 → 16 × 3단계 = 48 태스크 (부적합, 단계 초과)
- 신규 주문 안내: 5건 × 21일 = 105회 → 105 × 2단계 = 210 태스크 (부적합) 합계: 월 657 태스크, 무료 한도의 약 6.6배. 무료 플랜에서는 2번 업무만 가능. (표와 참고 문구 일부 생략)
좋았던 점은 계산식을 줄마다 보여 줘서 검산이 쉽다는 거예요. 다시 계산해도 336 + 63 + 48 + 210 = 657로 맞아요. 3번 업무가 태스크는 적은데 단계 제한에 걸린다는 걸 따로 짚은 것도 쓸모 있어요.
고쳐야 할 점은 세 가지예요. 첫째, '단계 하나 = 태스크 1개'는 AI가 세운 가정일 뿐, 실제 과금 규칙이 아니에요. 둘째, 1번 업무를 입력대로 2단계로 받았는데 메일 수신, 요약, 슬랙 전송으로 나누면 3단계로 볼 여지가 있어요. 셋째, 참고 문구에서 4.33주 기준 3번 업무를 '약 17회, 52 태스크'라고 했는데 17회 × 3 = 51이에요. 17.32회 × 3 = 51.96을 반올림한 값이라 반올림 순서가 섞였어요.
제 해석이에요. AI는 계산기로는 쓸 만하지만, 단계 정의와 과금 규칙은 사람이 확인해야 해요.
자동화 도입 때 자주 하는 실수 3가지
업무를 하나씩만 보고 판단한다
2번 업무는 혼자선 63태스크로 통과지만, 4번과 같이 돌리면 63 + 210 = 273이에요. 업무별로 따로 보지 말고 합산해서 한도와 비교하세요.
계산값을 한도에 딱 맞춘다
문의는 월말이나 이벤트 때 몰려요. 평소 계산값이 한도 근처라면 이미 위험 신호로 보는 게 제 판단이에요.
트리거 간격을 안 본다
주문 안내 메일처럼 바로 나가야 하는 업무라면 15분 확인 간격(해설 글 기준)이 고객 응대 속도에 영향을 줄 수 있어요.
바로 해볼 것: 지금 반복하는 업무 3개를 골라 위 5단계로 월 태스크를 적어 보세요. 그 숫자를 들고 요금 페이지를 열면 비교가 훨씬 빨라져요. 다른 자동화 사례는 관련 글에 모아 뒀어요.
FAQ
Q1. 무료 플랜으로 충분한가요?
1-2단계짜리 소량 업무 하나라면 가능할 수 있어요. 테스트에선 하루 3건 × 21일 = 63태스크인 구글폼 기록이 무료 범위 안이었어요. 단, 월 100태스크라는 수치부터 공식 페이지에서 재확인하세요.
Q2. 유료 전환은 언제 해야 하나요?
월 태스크가 무료 한도를 넘거나, 3단계 이상이 필요하거나, 쓰려는 앱이 프리미엄이거나, 15분보다 빨라야 할 때예요. 유료 플랜 가격과 한도는 이번에 확인하지 못했으니 공식 요금 페이지에서 내 월 태스크와 대조하세요.
Q3. 개인정보가 담긴 업무도 자동화해도 되나요?
고객 메일과 주문 정보가 외부 툴과 AI를 거치게 돼요. 툴별 데이터 처리 조건은 이번에 확인하지 못했으니, 회사 보안 정책과 각 툴의 공식 약관을 먼저 확인하세요. 도구 선택 기준은 관련 글도 참고하세요.